すっぽかしたなんて言わせない！仕事の完ぺきな管理方法

社会人たるもの自分の仕事の管理はとても大事ですよね！

仕事の管理ができていないと仕事が遅れてしまったり、ミスのもとになります

私が社会人になって認識したことは、いくら仕事ができる上司でも部下の抱えている仕事を完ぺきに把握できる人などいないということです。

なぜなら上司はより多くの仕事をこなしている(はず)ですし、抱えている部下の数も1人ではないからです！

そのため、いくら仕事ができるといっても部下全員の仕事の詳細などはとても管理しきれないのです。(例外的なスーパーマンがいるかもしれませんが)

このことをまず把握しておく必要があります。

そこで何が大事になってくるか、、

それは、自分自身で仕事を管理する力です！

この能力が欠如していると、大切な仕事をすっぽかしてしまうという考えたくもない事態を引き起こしてしまいます。

自分の仕事を管理するためにも仕事の管理方法をきちんと身につけましょう！

1. まずは自分に与えられる仕事を理解しよう！

一番最初にしなければいけないのは自分自身の部署での立ち位置を把握することです。

これは入社年度や部署の規模によっても変わってくると思います。

私の場合ですと、入社二年目なので少しずつ重要な仕事を任せてもらえるようにはなりましたが、後輩がまだ入社していないので雑用的な仕事がまだまだ多いです。

このように自分の仕事をざっくりと理解しておくだけで、現在の自分にどういう仕事が来やすいのか認識することができます。

どういう仕事が来やすいので、どれくらい予定を空けておく必要があるかをなんとなくでよいのでアウトプットしてみましょう。

2. ゆるいのに完ぺきな仕事の管理方法

さて、自分に与えられる仕事の傾向がある程度つかめたら、次に自分の仕事を書き出してみましょう

最初に書き出すときは自分が受け持っている仕事をルーティンワークも含めてすべて書き出しましょう

管理の仕方に慣れてくるとルーティンの仕事は書き出す必要はなくなりますので、最初だけ頑張って書き出してみましょう

では実際に使ってみましょう！

書き出した仕事が完了したら、線を引いて消していくだけです

そして、仕事が与えられたらそのメモに仕事の内容をメモしていきましょう！

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、、、 

とても古典的だと思いませんか？？笑

しかし、この方法だと間違いなくミスなく仕事ができます！

これで仕事をすっぽかすという最大のミスはなくなりました！

ただ、この方法ではあまりに古典的すぎるので少し工夫を加えましょう

それは仕事を行う予定の日にちを書き加えることです！

日にちを加える際にはルールがあります。

それは、仕事を行う時間をきっちり『決めすぎない』こと！

これが『ゆるい』仕事管理方法のコツです！

仕事は一人で行うものではないので、急に急ぎの仕事が入ったり、臨時の会議が開催されることがあります

そのため、きっちり決められた予定というのは、実は『きっちりしていない』のです！

では、例を交えて説明していきましょう！

まず、今を月曜日と仮定します。

水曜日に確実に終わらせなければいけない仕事の横には余裕をもって月or火　①

月曜日中に終わらせなければいけない仕事には月　②

火曜日中に終わらせる仕事には月or火　③

水曜日中に終わらせることが望ましいが、木曜日でもいい仕事には火or水　④

このように仕事を書き出していくと、優先順位がわかってきます！

月曜日に行う優先順位は②→③→①→④の順番となります

特に②は絶対に月曜日に行う必要があります！

このように書き出していくとどの仕事から終わらせるのがいいかがわかりやすいですね！

もちろん段取りの都合上、順番を多少組み替えることも選択肢の一つとしてはありだと思います

ただ、選択肢を組み替えるにしても基本の順番がきちんと決まっていると楽だと思います！

どうですか？？これですっぽかすことも、仕事が遅れることもありません

①のように予定を少し前倒しして、時間に幅を持たせることで急用にも対応しやすくしています

仕事で一番大切なのはミスをしないためのリスク管理です！

頭の中で仕事の予定を立てている人はとてもできる人のように思えますが、リスク管理をしながら仕事をしている人の方が会社からすれば重宝します

3. 仕事の管理を実際に行うタイミング

では、仕事の管理はいつ行えばいいんでしょうか？？

ここでの管理はそれぞれの仕事に曜日を割り振ることを指します。

この仕事を管理をする時間帯が意外と重要になります

管理のタイミングが遅れすぎると予定を立てる意味がなくなりますし、バタバタしている時に行うと無理な予定を組んでしまう可能性があります。

そこで、昼休み前もしくは終業前の10分間を使用することをお勧めします。

この時間は集中が切れやすいタイミングでもあるため、実際に仕事を行うよりも仕事を振り返りながら、仕事の管理をするのにとても適しています。

1日に二度仕事を管理しなおすことで優先順位の変更や、完了している仕事の確認を行うことができます！

これを習慣づけることによって、仕事のミスは確実に減ります！これは間違いないです！

4. まとめ

どうでしたか？？

今回は仕事の管理方法についてまとめてみました

メモという風に書きましたが、書式はEXCELでも何でもいいので自分に合ったフォーマットで取り組んでいただきたいです

この方法は冒頭に書いたように自分で仕事を管理しないと誰も管理してくれない！という認識をきちんと持った時に始めました

自分の仕事を管理するのが苦手もしくはつい予定を詰め込みすぎてしまうという方にはとてもおすすめです！

ぜひ参考にしてみてください